AI-Powered BANF-Assistent in Microsoft Teams
Indirekter Einkauf, ~900 Beschaffungsvorgänge/Jahr
Ausgangslage
Wachsendes Konsumgüterunternehmen mit sauberen Stammdaten und etabliertem ERP. Der direkte Einkauf ist unter Kontrolle. Im indirekten Einkauf (Marketing, Office, IT, PR) scheitert der Prozess an der Erfassungshürde: Anforderer wollen sich nicht ins ERP einloggen, um eine Bestellanforderung zu tippen. Die Folge ist Maverick Buying ohne Sichtbarkeit für den Einkauf.
Herausforderung
- Rund ein Drittel der indirekten Vorgänge läuft ohne Bestellanforderung
- ERP-Login und Formular sind für Gelegenheitsnutzer eine zu hohe Hürde
- Kein Genehmigungsprozess und keine Spend-Transparenz bei Maverick-Käufen
- Nachträgliche Zuordnung durch den Einkauf kostet Zeit
Insave-Ansatz
Den Prozess dorthin bringen, wo die Anforderer ohnehin arbeiten.
KI-Agent in Microsoft Teams
Der Anforderer beschreibt seinen Bedarf in natürlicher Sprache im Teams-Chat. Kein ERP-Login, kein Formular. Der Agent stellt Rückfragen bis alle nötigen Angaben vollständig sind.
Lieferanten-Check
Der Agent prüft automatisch, ob der Lieferant angelegt ist. Falls nicht, stösst er den Anlage-Prozess an, statt den Vorgang scheitern zu lassen.
Automatische BANF-Anlage im ERP
Der Agent baut die strukturierte Bestellanforderung und schreibt sie freigabefertig im Hintergrund ins ERP. Der Genehmigungsprozess läuft wie gewohnt weiter.
Erwarteter Nutzen
Ähnliche Herausforderung?
Lass uns besprechen, wie ein ähnlicher Ansatz für dein Einkaufsteam funktionieren könnte.
Kostenloses Erstgespräch buchen